1.盡量把不擅長(zhǎng)的事情交給“專業(yè)”人士
在工作中把專業(yè)性不強(qiáng)的工作和不擅長(zhǎng)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)，交給專業(yè)人士效果會(huì)更好。比如打掃衛(wèi)生、搬家之類的工作，給公司內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)的講師工作等。
2.外出時(shí)要記下“出發(fā)時(shí)間”和“所需時(shí)間”
在筆記本上記下約會(huì)預(yù)定時(shí)，不要只寫(xiě)約會(huì)時(shí)間，而要把“出發(fā)時(shí)間”和“路程所要花費(fèi)的時(shí)間”等，也都事前調(diào)查好、填寫(xiě)上比較好。那樣的話，“×點(diǎn)之前出發(fā)的話還是能完成工作的”“到那里需要×小時(shí)，在這期間讀下一個(gè)項(xiàng)目的資料吧”，就能最大限度地利用空閑時(shí)間做有效的事情了。
3.寫(xiě)下實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間，宏觀觀察自己的工作
偶爾在一天結(jié)束時(shí)，打開(kāi)筆記本，在當(dāng)天日程表的空白處寫(xiě)下實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間來(lái)比較，觀察下有哪些時(shí)間被浪費(fèi)了或者有哪些時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)期。
4.在工作的間隙設(shè)置一定時(shí)間的的“預(yù)備時(shí)間”
不要把自己的日程安排的分秒不差，一旦有一項(xiàng)任務(wù)出現(xiàn)變故或延期就會(huì)影響下面的一長(zhǎng)串任務(wù)。要在任務(wù)和任務(wù)的間隙設(shè)置一個(gè)“預(yù)備時(shí)間”。即使工作延遲了，也可以利用預(yù)備時(shí)間解決，避免影響下一項(xiàng)任務(wù)。
5.在間隙時(shí)間內(nèi)插入5分鐘能完成的任務(wù)
會(huì)議或商談的前后，在路程中產(chǎn)生的短暫時(shí)間，若是累積起來(lái)，就會(huì)成為很長(zhǎng)的時(shí)間。為了不浪費(fèi)這些時(shí)間并有效地利用起來(lái)，可以事先準(zhǔn)備好以利用這個(gè)間隙時(shí)間為目標(biāo)的“5分鐘就能完成的任務(wù)”，會(huì)收到很好的效果。
查閱新聞，整理筆記，確認(rèn)資料等，如果是重要度和緊急度低的5分鐘內(nèi)就能完成的任務(wù)，就不太需要思考。因此，即便在會(huì)議或商談這種要求思考的工作間隙去做，負(fù)擔(dān)也很小，可以不必?fù)?dān)心。
6.利用“計(jì)時(shí)器”熟悉工作的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間
為了使
工作效率化，首先要掌握自己的現(xiàn)狀。在制作企劃書(shū)、總結(jié)報(bào)告等時(shí)候，如果知道自己日常的工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間，就可以預(yù)防拖延工作了。自己完成一項(xiàng)任務(wù)要花費(fèi)多少時(shí)間？在反復(fù)測(cè)量的過(guò)程中，自然就可以看到自己的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。同時(shí)，如果能了解現(xiàn)狀，將打破紀(jì)錄當(dāng)作目標(biāo)的話，也能提高處理速度。
7.以“15分鐘”為單位設(shè)置任務(wù)
在工作的過(guò)程中，有時(shí)會(huì)感到厭煩或沒(méi)效率。這是注意力被打斷的證據(jù)。把眼前的工作以15分鐘為單位進(jìn)行劃分，一個(gè)一個(gè)地處理，就能讓
注意力得以持續(xù)。
8.1分鐘以內(nèi)決定，1分鐘以內(nèi)行動(dòng)
適當(dāng)?shù)木o張感，有提高判斷力和行動(dòng)力的效果，建議設(shè)定為“1分鐘以內(nèi)”。首先是身體，要滲透進(jìn)“1分鐘以內(nèi)決定，1分鐘以內(nèi)行動(dòng)”的感覺(jué)。其結(jié)果是，不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間思考，能直覺(jué)性地展開(kāi)正確的行動(dòng)。
9.讓行為“可視化”，客觀分析每一天
你是怎樣度過(guò)一天的呢？回憶自己的行動(dòng)，也只剩下粗略的印象。把自己一天的行動(dòng)好好地做一次“可視化”整理，就能進(jìn)行客觀的分析了。6點(diǎn)30分起床，洗臉，吃飯，上廁所，離開(kāi)家是7點(diǎn)20分……把從早上到就寢的一整天的行動(dòng)盡可能詳細(xì)記錄，看一眼就能明白了。
如果是平日的話，24小時(shí)中最多的是工作時(shí)間，但是睡眠和飲食也很重要，也有做家務(wù)的時(shí)間。假日里，或是出去玩玩，或是搞搞興趣愛(ài)好，抑或是明明也沒(méi)有什么想看的節(jié)目，卻一直沒(méi)完沒(méi)了地看電視，或埋頭于游戲中浪費(fèi)時(shí)間……經(jīng)過(guò)“可視化”，就都可以看出來(lái)了，這也會(huì)成為重新審視自己的契機(jī)。
10.將工作進(jìn)度“可視化”，然后多次確認(rèn)，避免風(fēng)險(xiǎn)
如果工作周期長(zhǎng)或是很復(fù)雜的話，出現(xiàn)各種各樣錯(cuò)誤的概率也會(huì)越來(lái)越高。為了避免這樣的危機(jī)，有必要采取制作進(jìn)度表之類的措施，將工作的進(jìn)展?fàn)顩r“可視化”并多次反復(fù)確認(rèn)。特別是在團(tuán)隊(duì)共同進(jìn)行項(xiàng)目的情況下，請(qǐng)共享日程，制作出能夠一覽成員現(xiàn)在工作進(jìn)程的進(jìn)度表。
11.用“5%的空余時(shí)間”來(lái)做改善
擠出“5%的空余時(shí)間”。如果按照工作8小時(shí)來(lái)算的話，那大概就是25分鐘。在早起等方面確保自己的時(shí)間，就會(huì)覺(jué)得自己是工作的主導(dǎo)。然后仔細(xì)地思考，腦海中就可能閃現(xiàn)出被工作塞滿時(shí)沒(méi)注意到的提高業(yè)務(wù)效率的方法，就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己也許做了沒(méi)必要的工作。
12.上班后不要立刻打開(kāi)電腦
很多人一啟動(dòng)電腦，首先要做的就是檢查郵件和閱覽網(wǎng)頁(yè)。于是，或是寫(xiě)著郵件回復(fù)，或是一個(gè)接一個(gè)地瀏覽相關(guān)信息，時(shí)間一眨眼就過(guò)去了。上班最初應(yīng)該做的是制作“TODO”列表，決定好回家的時(shí)間，決定好當(dāng)天該做的工作的截止時(shí)間，這樣就不難實(shí)現(xiàn)作業(yè)的效率化。
13.不要把時(shí)間花費(fèi)在誰(shuí)做結(jié)果都一樣的工作上
簡(jiǎn)單的工作短時(shí)間就能做完，重要的工作則必須多花費(fèi)時(shí)間。根據(jù)工作的難易度，重新制訂工作計(jì)劃和
分配時(shí)間，這將使工作成果最大化。
14.拒絕”時(shí)不要猶豫
在不了解的情況下被卷入緊急工作的話，要毫不猶豫地拒絕。要把拒絕的理由簡(jiǎn)潔、認(rèn)真地表達(dá)出來(lái)，要拒絕的話，盡早地表明是很重要的，如果采取“我知道了”的態(tài)度，之后再拒絕是最糟糕的。
15.如果想不明白的話，與其煩惱不如直接問(wèn)別人
如果工作中有不明白的地方，首先要自己思考。如果還是不明白的話，最好早點(diǎn)兒詢問(wèn)別人。如果向前輩或有相似工作經(jīng)驗(yàn)的人請(qǐng)教的話，很多時(shí)候也能不浪費(fèi)時(shí)間地做好。而且，你向?qū)Ψ角蠼痰淖藨B(tài)，也會(huì)讓對(duì)方想向你伸出援手。
16.把誰(shuí)都能做的工作交給別人
要一個(gè)一個(gè)地重新審視，如果是“即使不是自己也能做的工作”，就有必要交給別人。工作剛開(kāi)始的時(shí)候自己全權(quán)處理，之后就成了例行工作，毫無(wú)波瀾地順利進(jìn)行著——這樣的工作可以分配給任何人。
17.商務(wù)服裝的搭配要模式化
聚餐日或接待日的服裝、辦公室業(yè)務(wù)集中的日子的服裝、發(fā)表演講的日子的“決勝服裝”等，如上所說(shuō)，事前考慮好各種商務(wù)場(chǎng)合最適合的搭配，然后重復(fù)這種穿法是最有效率的辦法。
18.“站著工作”處理能力會(huì)上升
實(shí)際上，坐在椅子上工作很容易讓人陷入沉思，也經(jīng)常導(dǎo)致會(huì)談延長(zhǎng)。特意“站著工作”的話，因?yàn)檫@個(gè)姿勢(shì)很難受，為了早點(diǎn)兒結(jié)束工作，處理能力就會(huì)自然地提高。會(huì)談之類的事，站著的話，應(yīng)該也會(huì)進(jìn)展得更迅速。
19.把步幅增加10厘米來(lái)走路
要試著問(wèn)一下親近的人，自己走路是不是沒(méi)干勁地趿拉著步子。如果走路無(wú)精打采的話，就把步幅增加10厘米，這樣看起來(lái)的形態(tài)和感覺(jué)都會(huì)不同。自然地采取正確的姿勢(shì)走路，對(duì)健康也有好處，能給周?chē)娜藥?lái)明朗積極的印象。走路的方式是所有行為方式的基礎(chǔ)。擴(kuò)大步幅的話，速度和干勁都會(huì)提高。
20.日常工作中使用檢查列表來(lái)防止犯錯(cuò)
明明是自己做的工作，卻總是意想不到地犯錯(cuò)誤。對(duì)于做過(guò)很多次的業(yè)務(wù)，要做好檢查列表，不要放過(guò)習(xí)慣性的錯(cuò)誤，順著業(yè)務(wù)流程列出需要檢查的項(xiàng)目，試著從實(shí)際工作的開(kāi)頭檢查到結(jié)尾，檢查有沒(méi)有錯(cuò)誤和遺漏之處，制作這個(gè)檢查列表本身就是對(duì)工作的重新評(píng)估，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)沒(méi)必要再檢查的項(xiàng)目。
