職場(chǎng)人身份越久，越發(fā)現(xiàn)辦公軟件的重要性，拋開(kāi)使用率較低的word不提，連各種視頻的廣告都在宣傳excel。學(xué)好表格制作可以提升我們的工作效率，可以讓我們的數(shù)據(jù)可視化，報(bào)表高大上。
要想制作出一個(gè)好表格，更注重的是方法。而要想做好一份PPT，更注重的是制作人的思想，也所謂道。所以除了財(cái)務(wù)及數(shù)據(jù)形的工作崗位，大部分領(lǐng)導(dǎo)更愿意看到我們用PPT匯報(bào)工作。
而每每接近年末，相信很多人都會(huì)忙著制作自己的年度工作匯報(bào)吧。接下來(lái)我們就來(lái)看看怎么做出一份能吸引老板
注意力的報(bào)告。用PPT的內(nèi)容本身去強(qiáng)調(diào)注意，應(yīng)該比匯報(bào)時(shí)故意突然放大音量或者直接一句“大家聽(tīng)我講”的效果要好很多。
制作工作匯報(bào)PPT時(shí)，我們首先要知道，人的注意力永遠(yuǎn)都只放在自己感興趣的事情上。領(lǐng)導(dǎo)看我們的工作匯報(bào)不是要知道我們做了哪些雞毛蒜皮的小事，更不是看我們學(xué)習(xí)了哪些技能，而是我們的“業(yè)績(jī)”。
我們需要借助表格數(shù)據(jù)做成可視化的業(yè)績(jī)圖像，讓領(lǐng)導(dǎo)清晰地看到我們?cè)诼毲昂髰徫回?fù)責(zé)的核心指標(biāo)變化。如果我們是人事，那我們的核心指標(biāo)可能是人才引進(jìn)數(shù)量和人才流失數(shù)量。如果我們是銷售，那我們的核心數(shù)據(jù)可能是銷售額和利潤(rùn)。PPT開(kāi)篇我們應(yīng)該提到的就是核心數(shù)據(jù)，展現(xiàn)方式最好是圖文結(jié)合，盡量可視化才能更多吸引注意力。
其次我們要知道，吸引領(lǐng)導(dǎo)注意力勢(shì)必要杜絕他們有“開(kāi)小差”的可能。脫離了我們的PPT內(nèi)容，獨(dú)自發(fā)散思考也是開(kāi)小差的一種。這就決定了我們?cè)谥谱鲿r(shí)，盡量在大標(biāo)題中把話說(shuō)明白。比如“業(yè)績(jī)較去年提升200%”就比“業(yè)績(jī)大幅提升”要好很多，后者容易讓人分散注意力，自顧發(fā)散去思考提升了多少。而前面的標(biāo)題里數(shù)字化的突顯，比較容易吸引注意，同時(shí)不給其思考的空間，可以繼續(xù)順著我們的思路往下看去，牢牢把控著他們的注意力。
再者，吸引一個(gè)人注意力最好的方式是讓他參與其中。讓一個(gè)人持續(xù)聽(tīng)我們說(shuō)話，總比讓他與我們對(duì)話要困難的多。因此在制作工作匯報(bào)PPT時(shí)，我們除了做成績(jī)的匯報(bào)，還可以嘗試展望些來(lái)年的計(jì)劃及重大舉措，講到關(guān)鍵方法時(shí)，可以邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們給予指教。
匯報(bào)的過(guò)程不是不讓領(lǐng)導(dǎo)們思考，而是讓他們?cè)谖覀円龑?dǎo)的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行思考。這對(duì)我們來(lái)年的工作開(kāi)展也有很大的推進(jìn)作用，因?yàn)槲覀円呀?jīng)在這里給領(lǐng)導(dǎo)們打好了預(yù)防針，做出了預(yù)算。譬如電商行業(yè)每年年末做的來(lái)年活動(dòng)時(shí)間表，投入費(fèi)用預(yù)估及渠道流量引入，這時(shí)候就可以拿出來(lái)討論。參與式討論吸引注意力，而不是一說(shuō)就過(guò)未能引起領(lǐng)導(dǎo)們?nèi)魏嗡季w波瀾，等到來(lái)年審批費(fèi)用時(shí)，才不會(huì)又是各種阻礙。
反過(guò)來(lái)看，當(dāng)我們?nèi)ネ瓿赡骋患聲r(shí)，也是需要對(duì)其感興趣，劃分出明確的小目標(biāo)刺激，以及真正的參與其中，而不是在旁指手畫腳，才可能保持自己持久的專注力。做工作匯報(bào)PPT也是這樣，需要我們有興趣，有目的，并且融入其中有方法地
達(dá)成目的。
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作者：高曉
