我們所說的有關字典的許多事也適用于百科全書，跟字典一樣，百科全書也是種好玩的讀物，既有娛樂消遣價值，對某些人來說還能鎮定神經。但是和字典一樣，如果你想通讀百科全書，那是沒有意義的，一個將百科全書強記在心的人，會有被封為“書呆子”的危險。
許多人用字典找出一個字的拼法與讀法。百科全書相似的用法是查出時間、地點等簡單的事實。但如果只是這樣，那是沒有善用、或誤用了百科全書，就跟字典一樣，百科全書也是教育與知識的工具，看看百科全書的歷史，你就能確定這一點。
雖然百科全書這個字來自希臘文，希臘卻沒有百科全書，同樣地，他們也沒有字典。百科全書這個字對他們來說，并不是指一本有關知識的書，或是沉淀知識的書，而是知識的本身—所有受過教育的人都該有的知識。同樣的，又是羅馬人發現百科全書的必要性，最早的一本百科全書是由羅馬人普林尼編纂的。
最有趣的是，第一本依照字母排列順序編輯的百科全書是在1700年才出現的，從此大部分重要的百科全書都是照字母順序來排列的。這是解決所有爭議最簡單的方法，也使得百科全書的編輯邁進了一大步。
百科全書與光是文字的書所產生的問題有點不同，對一本字典來說，按字母排列是最自然不過的事了，但是世界上的知識—這是百科全書的主題—能以字母來排列嗎？顯然不行。那么，要如何安排出秩序來呢？這又跟知識是如何安排出秩序有關了。
知識的順序是隨著時代而變遷的，在過去，所有相關的知識是以七種教育藝術來排列的—文法、修辭、邏輯三學科，與算術、幾何、天文、音樂四學科組合而成。中世紀的百科全書顯現出這樣的安排。因為大學是照這樣的系統來安排課程的，學生也照樣學習，因此這樣的安排對教育是有用的。
現代的大學與中世紀的大學大不相同了，這些改變也反映在百科全書的編纂上。知識是按專業來區分的，大學中不同的科系也大致是照這樣的方法來區分的，但是這樣的安排，雖然大致上來自百科全書的背景，但仍然受到用字母編排資料的影響。
這個內在的結構—借用社會學家的術語—就是善用百科全書的人要去找出來的東西。的確沒錯，他基本上要找的是真實的知識，但他不能單獨只看一種事實，百科全書所呈現給他的是經過安排的一整套的事實—一整套彼此相關的事實。因此，百科全書和一般光提供訊息的書不同，它所能提供的理解取決于你對這些相關事實之間的關系的了解。
在字母編排的百科全書中，知識之間的關聯變得很模糊。而以主題來編排的百科全書，當然就能很清楚看出其間的相關性，但是以主題編排的百科全書也有許多缺點，其中有許多事實是一般人不會經常使用到的，理想上，最好的百科全書應該是又以主題，又按字母來編排的。它呈現的材料以一篇篇文章表現時，是按字母來排列，但其中又包括某個主題的關鍵與大綱—基本上就是一個目錄。（目錄是在編排一本書的文章時用的，與索引不同。索引是用字母排列的。）以我們所知，目前市面上還沒有這樣的百科全書，但值得努力去嘗試一下。
使用百科全書，讀者必須要依賴編者的幫忙與建議。任何一本好的百科全書都有引言，指導讀者如何有效地運用這本書，你一定要照著這些指示閱讀。通常，這些引言都會要使用者在翻開字母排列的內容之前，先查證一下索引。在這里，
索引的功能就跟目錄一樣，不過并不十分理想，因為索引是在同一個標題下，把百科全書中分散得很廣，但是和某一個相關主題有關的討論都集中起來。
這反映一個事實，雖然索引是照字母排列的，但是下一層的細分內容，卻是按照主題編排的，而這些主題又必須是按字母排列的，雖然這也并不是最理想的編排。因此，一本真正好的百科全書，像大英百科全書的索引，有一部分就可以看出他們整理知識的方法，因為這個原因，一個讀者如果不能善用索引，無法讓百科全書為己所用，也只能怪他自己了。
關于使用百科全書，跟字典一樣，也有一些負面的告誡。就跟字典一樣，百科全書是拿來閱讀好書用的—壞書通常用不著百科全書，但是同樣的，最聰明的做法是不要被百科全書限制住了。這又跟字典一樣，百科全書不是拿來解決某個不同觀點的爭論用的，不過，倒是可以用來快速而且一勞永逸地解決相關事實的爭論。
從一開始，事實就是沒有必要爭論的，一本百科全書會讓這種徒勞無益的爭吵變得毫無必要，因為百科全書中所記載的全是事實，理想上，除了事實外，百科全書里應該沒有別的東西。最后，雖然不同的字典對文字的說明有同樣的看法，但是百科全書對事實的說明卻不盡相同，因此，如果你真的對某個主題很感興趣，而且要靠著百科全書的說明來理解的話，不要只看一本百科全書，要看一種以上的百科全書，選擇在不同的時間被寫過很多次的解釋。
我們寫過幾個要點，提供給使用字典的讀者。在百科全書的例子中，與事實相關的要點是相同的，因為字典是關于文字的，而百科全書是關于事實的。
(1)事實是一種說法說明一個事實時，會用一組文字來表達。如“亞伯拉罕•林肯出生于1809年2月12日?！被颉敖鸬脑有蚴?9?！笔聦嵅幌裎淖帜菢邮俏镔|的，但事實仍然需要解釋。為了全盤地了解知識，你必須知道事實的意義—這個意義又如何影響到你在找尋的真理。如果你知道的只是事實本身，表示你了解的并不多。
(2)事實是一種“真實”的說法事實不是觀點。當有人說：“事實上……”的時候，表示他在說的是一般人同意的事。他不是說，也不該說，以他個人或少數人的觀察，得來的事實是如此這般，百科全書的調性與風格，就在于這種事實的特質。
一本百科全書如果包含了編者未經證實的觀點，就是不誠實的做法。雖然一本百科全書也可能報導觀點（譬如說某些人持這樣的主張，另一些人則又是另一種主張），但卻一定要清楚標明出來。由于百科全書必須只報導事實，不摻雜觀點（除了上述的方法），因而也限制了記載的范圍，它不能處理一些未
達成共識的主題—譬如像道德的問題。如果真的要處理這些問題，只能列舉人們各種不同的說法。
(3)事實是真相的反映—事實可能是：1.一個資訊；(2)不受懷疑的推論。不管是哪一種，都代表著事情的真相。（林肯的生日是一個資訊。金原子的序號是一個合理的推論。）因此，事實如果只是對真相提出一點揣測，那就稱不上是觀念或概念，以及理論。同樣地，對真相的解釋（或部分解釋），除非眾所公認是正確的，否則就不能算是事實。
在最后一點上，有一個例外。如果新理論與某個主題、個人或學派有關時，即使這個理論不再正確，或是尚未全部證實，百科全書仍然可以完全或部分報導。譬如我們不再相信亞里士多德對天體的觀察是真確的，但是在亞里士多德的理論部分我們還是可以將它記錄下來。
(4)事實是某種程度上的約定俗成—我們說事實會改變。我們的意思是，某個時代的事實，到了另一個時代卻不是事實了。但既然事實代表“真實”，當然是不會變的。因為真實，嚴格來說是不會變的，事實也不會變。
不過所有我們認為是真實的主旨，并不一定都是真實的。我們一定要承認的是，任何我們認為是真實的主旨，都可能被更有包容力、或更正確的觀察與調查證明是錯的，與科學有關的事實更是如此。
事實—在某種程度上—也受到文化的影響。譬如一個原子能科學家在腦中所設定的真實是十分復雜的，因此對他來說，某些特定的事實就跟在原始人腦中所想像與接受的不同了。這并不是說科學家與原始人對任何事實都無法取得共鳴，譬如說他們都會同意，二加二等于四，物質的整體大于部分。
但是原始人可能不同意科學家所認為的原子核微粒的事實，科學家可能也不同意原始人所說的法術儀式的事實。（這是很難寫的一段，因為我們文化背景的影響，我們會想同意科學家的說法，而很想在原始人認為的事實這兩個字上加引號。這就是真正的重點所在。）
如果你記住前面有關事實的敘述，一本好的百科全書會回答你有關事實的所有問題。將百科全書當作是
輔助閱讀的藝術，也就是能對事實提出適當問題的藝術。就跟字典一樣，我們只是幫你提出問題來，百科全書會提供答案的。
還要記得一點，百科全書不是追求知識最理想的途徑。你可能會從其中條理分明的知識中，獲得啟發，但就算是在最重要的問題上，百科全書的啟發性也是有限的。理解需要很多相關條件，在百科全書中卻找不到這樣的東西。
百科全書有兩個明顯的缺失，照理說，百科全書是不記載論點的。除非這個論點已經被廣泛接受了，或已成為歷史性的趣味話題，因此，在百科全書中，主要缺少的是說理的寫法。
此外，百科全書雖然記載了有關詩集與詩人的事實，但是其中卻不包含詩與想像的文學作品。因為想像與理性都是追求理解必要的條件，因此在求知的過程中，百科全書無法讓人完全滿意，也就不可避免了。
